DMS Software

Unter dem Begriff der dms software versteht man ein modernes System der Dokumentenerfassung. Es handelt sich somit um modernes Datenmanagement mit Doxis4, einem speziell dafür entwickelten System. Besonders in einer modernen Office Environment sind heute sehr oft dokumentenintensive Vorgänge die gängige Praxis. Solche Vorgänge lassen sich heute im modernen Zeitalter der Datenerfassung auch nicht mehr ohne Unterstützung eines elektronischen Dokumenten-Management-Systems (dms software) erfassen. Verschließt man sich der modernen Entwicklung, so lassen sich zumeist viele Daten im Büro nur sequentiell abarbeiten. Aber nicht nur die Geschwindigkeit der Verarbeitung der Daten leidet darunter. Sie wird auch zunehmend intransparent, fehleranfällig und ist weitläufig geprägt durch lange Laufwege.
Was aber wird mit der Verwendung der dms software ermöglicht bzw., welche sonst entstehenden Nachteile können durch die Verwendung von dms software vermieden werden?
Grundsätzlich muss man sich vorstellen, dass bei der Bearbeitung eines Dokumentes zahlreiche Bearbeitungs- und Freigabeschritte notwendig sind. Das Ziel besteht im Grunde genommen darin, dass man das Dokument auch revisionssicher machen möchte. Es ist ohne Einsatz einer dms software nur möglich das Dokument revisionssicher zu archivieren, wenn man sehr viele Mitarbeiter einstellt, die genau zu diesem Zweck arbeiten. Mit der dms software werden allerdings für alle sach- und vorgangsbezogenen Geschäftsprozesse vereint und das System stellt alle Dokumenten-Management-Funktionen bereit. So existiert im System zum Beispiel ein Vorlagenmanagement über Annotationen für die Bearbeitung des Dokumentes. Damit lassen sich vereinfacht ausgedrückt auch alle nicht veränderbaren Formate (PDF, TIFF etc.) leicht austauschen. Der Zugriff wird auch auf den Abgleich der Dokumente erweitert. Im Wesentlichen vereint das System verschiedene Funktionen und deutet auf ein modernes Datenerfassungssystem hin. Das Team in einer Firma kann somit viel effizienter und genauer arbeiten. Auch die Sicherung aller Dokumente wird wesentlich vereinfacht. Dadurch sind auch sinnvolle Ergänzungen im Bereich des Relationship Managements möglich. Ebenso gibt es die Möglichkeit von Änderungen an Dokumenten und Akten.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *